Stabilirea costurilor şi cheltuielilor

Chiar dacă nu ne face plăcere sau nu ne pricepem sau nu avem timp trebuie să acceptăm faptul că majoritatea dintre noi suntem şi managerii propriilor cabinete şi până la urmă cabinetul nostru este o afacere şi funcţionarea eficientă a acesteia nu depinde de cât de buni medici suntem, ci de cât de bine o conducem.

Acest articol nu are ca scop negarea sau minimalizarea aspectului medical al meseriei noastre, ci doar a accepta că noi suntem şi manageri.

Cei mai mulţi dintre noi au investit o bună parte din economii şi de multe ori s-au mai şi împrumutat la bănci, prieteni şi de unde am putut. Cred că de acum nu mai trebuie să aduc alte argumente despre partea „de afaceri” a cabinetului şi putem trece la conţinut.

Chiar daca nu pare, costurile unui cabinet sunt destul de complexe şi mai ales extrem de variabile şi de aici e descurajant sa le calculezi. Daca am vrea totusi sa facem acest lucru foarte precis se poate folosi modelul dupa care isi calculeaza firma Boeing costurile producerii unui avion: materia prima, componentele de la alti furnizori, costul muncii, costurile de proiectare, costurile administrative, etc. Acest model e folosit de majoritatea afacerilor de succes deoarece se apropie cel mai mult de perfectiune, dar în cabinetul nostru nu merge folosit, fiind prea complicat şi implicand prea multe variabile. Pentru inceput e bine sa determinam chiar şi cu o oarecare aproximare costurile cabinetului şi am conceput un model pe care fiecare sa il adapteze situatiei particulare.

Inainte de a trece la un calcul sec va propun sa analizam putin de ce are nevoie un cabinet sa functioneze la parametrii pe care cu totii ii dorim:

Amenajari moderne şi locatie corespunzatoare: nu vorbesc aici de cabinet situat în centru la kilometrul 0 cu finisaje de banca romaneasca de stat – granit, lift de sticla şi televizoare cu plasma cat tot peretele, ci de o situare corespunzatoare şi o amenajare cu gust, astfel incat pacientii sa se simta în largul lor.
Echipament avansat: stiu ca se poate face stomatologie şi cu dentior 4 care probabil merge perfect  la multi dintre colegii nostri, dar trebuie sa fim constienti de avansul extraordinar al tehnologiei în domeniul nostru şi care ne permite tratamente altfel imposibile. De asemenea o camera intraorală ne permite o comunicare mult mai buna cu pacientii. Trebuie sa ne permitem sa achizitionam echipamentul modern necesar unor tratamente cat mai eficiente şi corecte.

Echipa: ajutoare competente – asistenta, receptionera-secretara si, de ce nu, igienista. Pentru o eficienta şi usurinta în munca trebuie sa ne gandim serios la investitia în aceste ajutoare care în curand ne vor fi indispensabile. Aceasta inseamna recompensarea şi stimularea lor prin remuneratii decente care sa le recompenseze munca, dar şi pregatirea prin cursuri specifice.

Un plan de Educatie Medicala Continua serios şi constant: poate sunt şi dintre cei care gandesc ca nu au timp de cursuri şi congrese, dar noutatile în materiale şi tehnologie ne vor obliga la aceste cursuri pentru a tine pasul.

Un plan de pensie decent: am tinut sa separ acest cost de cel privind recompensa medicului pentru ca probabil sunt multi dintre noi care nu constientizeaza faptul ca din castigul nostru trebuie sa punem deoparte niste bani pentru atunci cand ne retragem, iar aceasta sa nu ne afecteze standardul de viata. Medicii pensionari care inca mai lucreaza o fac cei mai multi dintre ei pentru a-si suplimenta veniturile, sistemul de pensii de stat nu e în stare sa le asigure un trai decent.
Ultimul punct, dar nu cel din urma, recompensa financiară a medicului. Pentru munca pe care o facem meritam un stil de viata decent, sa ne permitem sa ne crestem şi sa ne educam copiii corespunzator (aici intra şi un timp pe care sa il petrecem impreuna cu familia şi copiii) şi sa nu trebuiasca sa muncim 16h din 24 pentru aceasta.

Acestea ar fi sase puncte de care sa ne propunem sa tinem seama în calcularea costurilor şi cheltuielilor pe care le avem cu afacerea noastră – cabinetul nostru privat de stomatologie.

Si acum un mic exercitiu în care sa adunam, sa inmultim, sa impartim, sa scadem şi sa vedem ce ne da – am ales niste valori medii (iar unele chiar minime), dar care sa se apropie cat mai mult de realitat: vezi tabelul

Chirie:
Consumabile/ora = 10 RON. Avem un impozit de 16% => 58.33 RON / ora =>  7350 RON / luna

Spatiu propriu:
Consumabile/ora = 10 RON. Avem un impozit de 16% => 72.61 RON / ora =>  9150 RON / luna

In următoarele randuri vom incerca sa facem un calcul al unora din manoperele de baza în cabinetul stomatologic raportat la cele 6 ore de munca, şi cu specificatia ca tot calculul e facut la 12 luni lucratoare, luna de concediu nefiind inclusa.

Respectiv, calculele le vom face la suma minima de amortizat adica în cazul chiriei, sau daca am dori în cazul unui credit ipotecar pentru achizitionarea spatiului, a carui rata în nici un caz nu este sub 1400 RON pe luna, cat am calculat chiria. Deci suma minima ce trebuie realizata intr-o luna ar fi de 7350 RON / luna la 12 luni lucratoare, subliniind ideea ca aceasta suma reflecta strict amortizarea, fara a pune în calcul vreun profit. Deasemenea suntem convinsi ca multe din cheltuielile trecute sunt sub realitate(vezi consumabile 10 RON/ora) şi “am uitat” sa trecem unele cheltuieli( de exemplu turbine, instrumentar de canal, aparatura, etc a căror durata de viata nu credem ca ajunge pana la 5 ani durata la care acest calcul se refera). “Am uitat” sa trecem aceste sume deoarece acest articol ar fi devenit mult prea complex, iar sumele la care am fi ajuns prea mari, desi suntem siguri ca aceste sume mari sunt în concordanta cu realitatea din cabinetele noastre. Am mai vrea sa subliniem ca tot ceea ce vom ilustra în urmatoarele randuri presupune un rulaj continuu al cabinetului, 6 ore pe zi, 12 luni pe an, dar nu de putine ori sunt situatiile în care pacientii programaţi uita sa vina, şi conform statisticilor din orasele mari nu multe sunt cabinetele ce se pot lauda cu un numar de 8 manopere pe zi, 40 pe saptamana şi 168 pe luna, nu pentru ca nu ar fi în stare sa faca fata situatiei, ci datorita unei concentratii destul de mari a medicilor stomatologi, a caror numar se pare ca nu are tendinte descendente.

Pentru a fi mai usor am considerat ca în cele 6 ore de lucru manoperele uzuale ar putea fi urmatoarele:

-          3 obturatii, la un tarif de 60 ron = 180 ron
-          1 pulpectomie, la un tarif mediu de 70 ron
-          1 extractie, la un tarif mediu de 70 ron
-          1 detartraj, la un tarif de 70 ron
-          1 consultatie, la un tarif de 20 ron
-          1 urgenţă (pansament calmant, drenaj endodontic), la un tarif de 20 ron

Iese un total de 430 RON încasări pe zi, 430 x 21 = 9030 RON încasări pe luna

9030 – 7350 = 1680 RON pe luna profit.

99330 (venit anual) – 85764 (cheltuieli anuale)= 13566; /12=1130.5 ron profit real/luna

Sa nu uitam ca noi nu putem lucra 12 luni pe an, chiar daca am vrea (2 saptamani de Craciun şi Anul nou, 1 saptamana de Paste şi inca una în timpul verii adresabilitatea pacientilor scade foarte mult), iar de aici rezulta cheltuieli de 85764 ron şi venituri de 99330 ron, adica pe an castigul ar fi de 13566 ron, adica pe luna 1130.5 ron, care consideram ca nu este unul care sa atraga invidie din partea niciunui dintre prestatorii de servicii din Romania. Veniturile le-am împartit la 12 luni pentru ca şi în acea luna de concediu avem nevoie de bani, toti cei care lucreaza angajati primesc bani pentru luna de concedii.

Lasam la latitudinea fiecaruia sa stabileasca atat cat crede ca merita sa castige după 6 ani de facultate şi practic inca 2-3 în care este nevoit sa completeze ceea ce a invatat în facultate. Vreau  sa subliniez ca sunt categorii profesionale care atunci cand noi incepem sa castigam ei au deja 4-5 ani de castiguri de multe ori substantiale. Munca pe care o facem noi este deosebita şi ea trebuie recompensata corespunzator.

In finalul acestui calcul, tinem sa precizam ca nu se doreste a fi valabil în totalitate pentru toti stimatii nostii colegi, ci un punct de pornire de la care fiecare poate sa traga concluziile pe care le crede necesare, sa-l ajusteze în functie de propriile nevoi şi cheltuieli.

Precizam ca absolut toate cheltuielile enumerate se regasesc dupa parerea noastra şi a d-nei ec. Carmen Cebuc (care tine contabilitatea filialei Ardeal Nord şi a mai multor cabinete stomatologice şi medicale) în marea majoritate a cabinetelor stomatologice, şi consideram o greseala a nu lua în calcul amortizarea spatiului sau a mijloacelor de transport, a unitului stomatologic odată la 5 ani, etc aceste lucruri se regasesc în calculul contabil al oricarei firme care se respecta şi care doreste sa transforme activitatea prestata intr-o adevarata AFACERE, un cuvant pe care multi dintre noi refuzam sau ne e rusine sa-l folosim, dar care intr-o lume capitalista trebuie sa isi gaseasca locul potrivit în mentalitatea noastra.

D-na ec. Cebuc ne-a mai atras atentia ca acei dintre noi care sunt spre finalul activitatii şi se gandesc ca au amortizat deja echipamentele şi nu mai au nevoie sa achizitioneze altele, au cheltuieli crescute în ce priveste rezervele pentru pensie, iar acestea nu au cum sa fie mai mici decat cele de amortizare.

Chiar daca nu perfect şi complet un astfel de calcul ne ajuta la o estimare mai realista a tarifelor percepute pacientilor. în mod frecvent se obisnuieste la stabilirea tarifelor în functie de cele ale altor cabinete (incorect deoarece fiecare dintre noi este diferit şi ar fi o comparaţie între mere şi portocale) sau prin raportarea la cele stabilite de CASS (iarasi eronat, deoarece se stie ca politica acestora este de a strange cat mai multe cotizatii, dar de a plati cat mai putin inapoi, fara a face un calcul realist al cheltuielilor necesare unor manopere de calitate).

Un motiv în plus de raportare la tarifele colegilor este de a face fata în mediul concurential din stomatologie. Dar daca acesti colegi nu s-au gandit niciodată sa rationeze ca mai sus inseamna ca procedam eronat şi ne pacalim singuri.

Chiar daca din calcule ajungem la niste tarife mai mari decat ale colegilor nu e un motiv de ingrijorare aaa de mare: o crestere a tarifelor cu 10% inseamna realizarea aceluiasi profit cu doar 71.9% din pacienti (e greu de presupus că vom pierde atâţia pacienţi doar printr-o majorare de 10%); în schimb prin practicarea unui tarif cu 10% mai mic inseamna un necesar de pacienti cu 67% mai mare pentru obtinerea aceluiasi profit (e nerealist sa crezi ca poti obtine atatia pacienti în plus printr-o scadere a tarifelor de 10%).

In loc de concluzie vreau sa subliniez faptul ca daca noi nu ne permitem sa ne realizam cele 6 puncte de mai sus, inseamna ca nu am estimat în mod corect costurile şi cheltuielile cabinetului nostru. Daca nu ne permitem o aparatura corespunzatoare sau un curs despre o tehnica nou aparuta, daca nu putem sa asiguram copiilor nostri o viata decenta şi o educatie corespunzatoare, daca nu ne permitem sa avem (inca) o asistenta în cabinet şi suntem ingrijorati de ce se va intampla cand iesim la pensie pentru ca nu am pus destui bani deoparte pentru o batranete fara griji, toate acestea ne pot da de gandit ca am stabilit foarte gresit tarifele percepute pentru manoperele noastre.

Dr. Stefan ANCA
(Sursa: AMSPPR AN)